Administrativ nøglemedarbejder med et skarpt datablik til børne- og ungeområdet på Frederiksberg

Har du stærke administrative kompetencer samt erfaringer indenfor skole- eller specialundervisningsområdet? Kan du samtidig se dig selv som en central figur i den administrative understøttelse af det politiske niveau på hele børne- og ungeområdet? 

Hvis du trives med tal og Excel samt med at skabe overblik og strukturer, og du drømmer om at være superbruger af vores forskellige understøttende IT-systemer til håndtering af både sagsfremstillinger, dagsordenspunkter, borgerhenvendelser og elev- og visitationssystematikker – så er du præcis den vi leder efter. 

På børne- og ungeområdet har vi ansvaret for indsatserne for alle børn og unge i Frederiksberg Kommune – det vil sige dagtilbud, skoler, sundhedspleje, tandpleje, PPR og den sociale indsats målrettet sårbare og udsatte børn, unge og familier. 

Børne- og ungesekretariatet er det fælles sekretariat på børne- og ungeområdet. I sekretariatet betjener vi det politiske niveau og vi understøtter direktøren, chef- og ledergruppen. Som administrativ nøglemedarbejder i sekretariatet, vil du indgå i en række forskellige opgaver i et tæt og fleksibelt samarbejde med kollegaer fra hele området – både centralt og decentralt. Din opgaveportefølje vil være delt mellem opgaver der knytter sig til sekretariatets administration, og de administrative opgaver der knytter sig til elevadministrationen af visitationer og bevillinger på skoleområdet.

Den første og vigtigste opgave

Din opstart i dit nye job vil være med fuldt fokus i skoleafdelingen, hvor du i samarbejde med specialpædagogiske konsulenter, økonomikonsulenter og skolernes administrative medarbejdere, skal stå i spidsen for at opbygge et styringsværktøj i Excel, der bygger på en sikker registreringspraksis og en stærk elevadministration omkring hele det specialiserede undervisningsområde, sådan at vi bedst muligt kan sikre kapacitet, indsatser og økonomi. Det er afgørende for at lykkes i denne stilling, at du har kompetencerne til at kunne opbygge det rette format for denne styring.

Som administrativ nøglemedarbejder, skal du i relation til skoleafdelingen, evne at stå roligt i det administrative samspil mellem visitationer, bevillinger, registreringer, skoler og økonomi. Du kommer til at have den administrative og vedholdende ajourføring af elevlister i koordinering med økonomiafdelingen, skoler og konsulenter fra skoleafdelingen. Yderligere kommer du til at administrere bevilling af befordring, samt sikre valide data fra de kollegaer der håndterer bevillinger til eksempelvis sygeundervisning og personlig assistance. Du vil også være ansvarlig for, sammen med gode kollegaer, at sikre dele af de administrative elementer i visitationsprocedurerne på det samlede skoleområde.

Når styringsværktøjet er opbygget vil din opgaveportefølje blive udbygget med en række opgaver, der bredt favner administrativ understøttelse af børne- og ungeområdet. Det kan f.eks. være i forhold til systematik omkring borgerhenvendelser, administrativ understøttelse af det politiske niveau samt betjening af chef- og ledelsesgruppe på børne- og ungeområdet. 

Du kommer til at have din faste arbejdsplads på Frederiksberg Rådhus og din opgavesammensætning vil altid skulle betragtes som værende dynamisk. Du skal trives ved tanken om at være en nøglefigur der arbejder på tværs. Hverdagen kan til tider være travl (og oftest sjov), hvorfor du skal kunne håndtere og prioritere mellem mange forskellige typer af opgaver.

For at kunne lykkes i stillingen forventer vi, at du har en relevant administrativ uddannelse samt viden og erfaring inden for det kommunale børne- og ungeområde. Vi forventer, at du er samarbejdsorienteret, grundig og vedholdende. At du er dygtig til tal, overblik og systematikker i diverse it-systemer. Det er væsentligt, at du kan se muligheder og kan agere selvstændigt og professionelt, også i sager, der kan være komplekse. Du skal desuden, kunne finde tålmodighed til at blive i opgaverne, til de er helt på plads.

Vi tilbyder:

• En spændende arbejdsdag med ansvar, opgaver og tiltag, som har betydning for børn og unge. Dit arbejde gør en forskel – hver dag.
• En afgørende administrativ rolle, der skal sikre det rette datagrundlag for vores fælles arbejde omkring vores områdes udvikling.
• Rig lejlighed til at nørde ned i funktionerne i TEA og SBSYS
• En arbejdsplads med høje ambitioner og et godt arbejdsmiljø, hvor vi hver dag bakker hinanden op og er lærende sammen. 
• Et tæt samarbejde med dygtige kollegaer i både sekretariatet og i skoleafdelingen, men også på tværs af det samlede børne- og ungeområde på Frederiksberg
• Direkte reference til chefen for børne- og ungesekretariatet

Vi forventer:

• At du er hjemmevant i Excel, TEA og kender, eller hurtigt kan sætte dig ind i, kommunens sagshåndteringssystem SBSYS
• At du er imødekommende, pragmatisk og relationskompetent, og kan skabe tryghed og tydelighed i dit samarbejde på tværs.
• At du trives i en dynamisk opgaveportefølje, som rækker på tværs af området og hvor nogle dage er med fuldt fokus på skoleområdet og andre på sekretariatsbetjening 
• Du har viden om og erfaring med skole- og/eller specialundervisningsområdet, herunder relevant lovgivning på området. 
• Du har erfaring med administrative arbejdsgange, og kan skabe tydelighed i komplekse opgaver.
• At du glædes over korrekte registreringer, og sætter en ære i at være det afgørende bindeled mellem skoler, visitationer og vores økonomiafdeling
• Du har en relevant kontor/administrativ uddannelse.
• Du har overblik over processer, og kan træffe selvstændige beslutninger ift. din opgaveprioritering.

Yderligere information
Ansøgningsfristen er søndag den 23. juni 2024. Ansættelsessamtalerne afvikles onsdag den 26. juni. Stillingen er med en beskæftigelsesgrad på 37 timer ugentligt og med ønske om opstart den 1. august 2024. Løn og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst.

Hvis du ønsker at vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Stine Skovborg, sektionsleder i skoleafdelingen på 2898 0033/ stsk08@frederiksberg.dk  eller sekretariatschef for børne- og ungesekretariatet Laura Schmidt-Hansen på 2898 0059/ mesc08@frederiksberg.dk. 

Frederiksberg er en levende by med et dynamisk bysamfund. Byens sjæl bygger på vores historie og klassiske arv og er med til at præge den spændende udvikling af Frederiksberg som en grøn, sund og pulserende del af Hovedstaden.
Vi er en moderne kommune, der betjener 104.305 borgere. Frederiksberg Kommune ønsker at fremme ligestillingen og opfordrer derfor alle kvalificerede til at søge uanset alder, køn, religion, etnisk tilhørsforhold eller handicap.